Rhenus digitalisiert Duisburger Hausaktenarchiv

Rhenus hat den Auftrag für ein herausragendes Digitalisierungsprojekt der Stadt Duisburg gewonnen. In den kommenden vier Jahren digitalisiert Rhenus Docs to Data insgesamt acht Regalkilometer städtisches Archivmaterial. So kommt Duisburg seinem Ziel, eine Smart City zu werden, einen Schritt näher: Genehmigungsverfahren lassen sich künftig schneller bearbeiten und Bürger können Akten elektronisch einsehen.

Im Auftrag der Stadt Duisburg digitalisiert Rhenus Docs to Data bis 2026 rund 300.000 Hausakten. Der enorme Umfang resultiert daraus, dass neben Unterlagen zu Wohn- und Geschäftshäusern auch eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Industrieanlagen detailliert dokumentiert ist. Die Digitalisierung des gewaltigen Hausaktenarchivs ist dementsprechend anspruchsvoll und erfordert neben dem Scannen ein besonders tiefes logistisches Verständnis. Dabei stehen Aufbewahrungsfristen, rechtliche Vorschriften und ein umfassendes sicherheitstechnisches Konzept im Vordergrund. Rhenus bringt mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Dokumenten-, Informations- und Prozessmanagement eine umfangreiche Expertise in die Projektabwicklung ein.

Zu den Akten, die nun digitalisiert werden, zählen Baupläne, Grundrisse, Ansichten und Häuserschnitte, Hinweise zu Vorbesitzern, Unterlagen zu Umbauten, Bauanträge, Behördengenehmigungen und Informationen des Katasteramts sowie des Architekten. Teils sind das sehr alte und historisch wertvolle Dokumente.

„Einige Akten sind sogar noch mit einer preußischen Fadenbindung geheftet. Hinzu kommen lose Blattstapel und mehr als eine Million großformatige Zeichnungen, die wir fachgerecht digitalisieren werden“, erklärt Jörg Grundmann, Leitung Partnermanagement und Business Development bei Rhenus Docs to Data.

Diverse Unterlagen müssen aufgrund von Schimmelbefall vorbehandelt werden, bevor sie in einem angemessenen Zustand digitalisiert werden können.

Das Digitalisierungsprojekt ist für die Stadt Duisburg ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Smart City und ein zentrales Element ihrer digitalen Agenda. „Mit Unterstützung von Rhenus schaffen wir die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung und stellen unseren Bürgern einen besseren Service zur Verfügung“, erklärt Stadtdirektor und Digitalisierungsdezernent Martin Murrack. Das Mammutprojekt mit einem Budget im zweistelligen Millionenbereich ermöglicht eine schnellere, unkompliziertere und umfangreichere Einsichtnahme. Duisburger Bürger können die Akten dann elektronisch anfordern. Archivwürdige Akten von historischem Wert bleiben auch nach ihrer Digitalisierung in analoger Form zur Aufbewahrung erhalten.

Quelle und Bildquelle: Rhenus SE & Co. KG